Les participants voyagent sur des vols réguliers soumis à des règles d'utilisation imposant l'aller et le retour avec le groupe aux dates inscrites sur le billet. En fonction des impératifs des compagnies aériennes, les dates de départ et de retour peuvent varier de 24 heures. Chaque participant est totalement responsable de son billet et de ses bagages.
Attention aux nouvelles règles de certaines Compagnies aériennes (2e bagage ou attribution de siège payant etc.) si vous prenez vous-même votre billet ou celui de vos enfants.

En aucun cas, LA ROUTE DES LANGUES ne peut être tenue responsable de toute modification due à des circonstances extérieures impérieuses, ni à des retards dus aux grèves ou aux transporteurs... Les frais occasionnés par toute modification sont à la charge du participant ou de ses parents s'il est mineur. Attention si le billet de transport aérien est pris par le client : certains « low cost » n'admettent pas les jeunes de moins de 12 ans voyageant seuls.

Pour l'Europe, il suffit d'avoir une carte nationale d'identité ET une autorisation de sortie de territoire pour les moins de 18 ans ou un passeport en règle. Pour les États-Unis les formalités ont changé depuis Janvier 2009 : il est impératif de se renseigner auprès du Consulat ou de l'Ambassade. Pour le Canada, il faut avoir un passeport en règle (et un visa pour des séjours de plus de 6 mois). Tous les stagiaires Europe devront se munir de la carte europérenne d'Assurances-maladie (ancien E111). Pour l'Australie, la Russie, les États-Unis (dans la plupart des cas) le visa est nécessaire. Le passeport électronique pour les USA et CANADA, AUSTRALIE est vivement conseillé car bientôt obligatoire… sans oublier le document ESTA obligatoire pour les USA pour les étudiants dont le séjour ne nécessite pas le visa F1.